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    會議策劃所掌握的細節

    發布時間:2021-05-10


          一般而言,找到合適的會議策劃承辦商后,并不意味著作為會議執行者的您沒有什么可以做的,要想使會議能順利進行,還需要主辦方對許多細節工作進行深入的把握:

          1、會議開始前,全局性的整體規劃還是必須由您來做,制定會議進程“時間表”;

          2、一般情況下,會議將于何時何地召開,何時召開,以及會議在何處召開,并確認每個單位的代表。如果會議形式比較嚴肅,除了電話聯系外,還需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并得到明確答復(如書面文件或通知單、邀請函需要特殊制作,還必須與印刷商協商處理)。

          3、取得會議承辦方出具的可提供服務項目表,并根據需要與會議承辦方簽訂有關協議、合同,以法律手段保護其合法權益。

          4、你必須自行擬定會議日程、會議演講稿及相關報告內容,如會議內容并非內部機密,亦可向會議承辦方提出申請,請其協助擬定。

          5、在有會議承辦方協助聯系酒店、機場、餐館、廣告公司、印刷商、車隊等單位時,根據“日程安排”及時進行查詢,落實計劃進度。

          6、在會議開始時,要認真登記,做好協調工作,分發材料,同時可以結識新朋友,加深與老朋友的關系。會議代表如需交納會務費,則須另負責收取。在會議結束后,將會議承辦方的準確人數、房間數及時通知會議承辦方,并與賓館協商多出或少出房間的問題,避免賓館和您不必要的麻煩。在正式會議開始前,檢查場地布置情況(燈光、音響、場地布置、綠化和特殊設備),確保場地整潔。與會議承辦方協商確定合理的就餐時間、叫醒時間、會議時間。

         7.在會議期間做好協調工作。

         8.根據公司及本次會議的總體目標,制定財務預算,一般先預付50%的預付款,剩余的預付款在會議結束時一并支付。

    9.會議結束后,根據實際情況制作本次會議的總結報告書,備案。

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